Ga naar boven

Financiële ontwikkelingen

Prg

Ontwikkeling

Aanm

Onderwerp

PF

L/B

I/S

2020

2021

2022

2023

12

Nieuw Beleid

12.01

Dienstverlening stadskantoor, ontvangst en begeleiding bezoekers

OS&F

L

S

50

50

50

50

Tot. Nieuw Beleid

50

50

50

50

Mee/Tegenvaller

12.02

Energielasten (besparing)

DVR&W

B

S

-92

-92

-92

-92

OS&F

L

S

-164

-166

-159

-159

Energielasten

OS&F

L

S

901

910

873

874

12.03

Krediet glasvezel Stadskantoor

OS&F

L

S

6

6

6

6

12.04

Krediet toegangscontrole gemeentelijke gebouwen

OS&F

L

S

19

19

19

18

12.05

Wifi als een WAAS, versterking en stabilteit WIFI in het stadskantoor

OS&F

L

S

18

18

18

18

12.06

Information Security Management System (ISMS)

OS&F

L

S

44

44

44

44

12.08

Vrijval overhead niet-activeerbare projecten

OS&F

L

S

-650

-1.025

-1.400

-1.400

12.09

Bijdrage Servicepunt71

OS&F

L

S

289

216

344

328

12.10

Onderzoeksbudget restauratie tweede verdieping stadhuis

OS&F

L

I

0

0

0

0

Krediet restauratie Raadzaal

BV&H

L

S

89

-25

10

11

12.11

Audio Visuele middelen Stadskantoor en Stadhuis

OS&F

L

S

89

188

188

188

12.12

Hogere bijdrage BSGR

OS&F

L

S

42

42

42

42

Tot. Mee/Tegenvaller

591

135

-107

-122

Bijsturing, dekking uit reserve

12.13

Versneld uitleveren mobiele devices (surface pro's)

OS&F

L

I

-88

-88

0

0

Dekking onttrekking reserve Informatisering AD

OS&F

B

I

88

88

0

0

Tot. Bijsturing, dekking uit reserve

0

0

0

0

Tot.

641

185

-57

-72

Nieuw Beleid


12.01 Dienstverlening Stadskantoor, ontvangst en begeleiding bezoekers
Voor een goede dienstverlening is extra inzet nodig van gastvrouwen en -heren. In het nieuwe dienstverleningsconcept zullen bezoekers actiever begeleid worden naar plaats waar zij moeten zijn in het Stadskantoor.

Mee/Tegenvaller

12.02 Prijsstijging energielasten
In 2018 heeft een aanbesteding Elektriciteit en Gas plaatsgevonden. Dat gebeurt bij grootverbruikers - zoals de gemeente Leiden - in twee stappen: (1) selectie leverancier en (2) vaststelling inkoopprijzen. Rond september 2018 zijn de percelen Elektriciteit en Gas gegund aan Eneco. De ingekochte Elektriciteit en Gas is nu met ingang van 2019 CO2 vrij. Dit bestaat uit Nederlandse Windenergie en Groen Gas en draagt bij aan de CO2 neutrale ambities van gemeente Leiden.
Voor de vaststelling van de inkoopprijs was een beperkte tijd beschikbaar (3 maanden), hierdoor kon er niet optimaal gebruik worden gemaakt van de fluctuaties van de energiemarkt. Verschillende marktontwikkelingen hebben geleid tot een hoge elektriciteitsprijs in het najaar van 2018, zoals geopolitieke beslissingen en extreme weersomstandigheden. Dit heeft geresulteerd in fors hogere elektriciteits- en gasprijzen (respectievelijk 42% en 17,5%), gemiddeld 24% hoger dan in 2018.

Overigens bestaat de totale energieprijs voor ongeveer 50% uit energiebelastingen. In 2019 verhoogt het kabinet de belasting op aardgas opnieuw fors: met 4 cent per kubieke meter. De energiebelasting op elektriciteit gaat licht omlaag. Dit doet de overheid om de tarieven van de energiebelasting beter in verhouding te brengen tot de CO2-uitstoot. Per saldo wordt bij gemiddeld verbruik de energiebelasting dus flink hoger.

Besparingen verbruik
Gemeente Leiden is al een aantal jaren bezig om het energie- en gasverbruik terug te dringen. Er is een energiecoördinator aangesteld die bijdraagt aan de maatregelen voor besparing via:

  • Regie voeren over uitvoering erkende maatregelen en informatieplicht RVO en overige wettelijke verplichtingen;
  • Aanbesteden van elektriciteit en gas (CO2 vrij) en contractbeheer;
  • Op orde krijgen van administratieve processen en energiefacturatie;
  • Opstellen van energiebesparende maatregelen;
  • Actualiseren van overzichten van elektriciteits- en gasaansluitingen.

Alle grootverbruikaansluitingen worden op dit moment in een Energie Monitoringssysteem (EMS) bijgehouden. Vanuit het EMS worden analyses opgesteld waarin adviezen zijn opgenomen om te komen tot efficiëntere en energiezuinigere instellingen van bijvoorbeeld Gebouwbeheersystemen. Hierin komt naar voren dat het totale besparingspotentieel voor Elektriciteit al 7,8% is.

Momenteel lopen meerdere projecten waarin terugdringing van het energieverbruik een essentieel onderdeel is. Een voorbeeld hiervan is het project ambtelijke herhuisvesting.

12.03 Krediet glasvezel Stadskantoor
De kosten voor de aanleg van een glasvezel netwerkverbinding voor het Stadskantoor bedragen eenmalig € 47.820 en € 1.205 per jaar aan onderhoud. Op deze wijze beschikt het Stadskantoor over een snelle redundante verbinding met het Stadhuis en het Tweelinghuis. Voorgesteld wordt om een krediet van € 47.820 beschikbaar te stellen (afschrijftermijn 10 jaar). Het tekort aan dekking van € 6.465 (opgebouwd uit € 5.260 kapitaallasten en € 1.205 exploitatiekosten) is als tegenvaller meegenomen.

12.04 Krediet toegangscontrole gemeentelijke gebouwen
Binnen de regionale samenwerking is de ambitie uitgesproken om samenwerken te vergemakkelijken en beveiligingslekken te minimaliseren door de inzet van regionaal systeem. Daarbij komt er een toekomstbestendig platform om mogelijke nieuwe (innovatieve) diensten regionaal te implementeren.

12.05 Wifi als een WAAS, versterking en stabilteit WIFI in het Stadskantoor
Tot nu toe was Wifi in de gemeentelijke gebouwen niet optimaal beschikbaar. De gemeentelijke organisaties waren zelf verantwoordelijk voor hun eigen Wifi Accespoints en de dekking van het Wifi bereik. Vanaf 2019 biedt Servicepunt71 Wifi als een service (WAAS) aan. Servicepunt71 garandeert binnen de gebouwen een goed bereik en draagt zorg dat de Wifi optimaal functioneert. Dit is van groot belang vanwege de introductie van mobiele devices en omdat de werkplekken straks niet meer bedraad zijn. De kosten van WAAS bedragen per gebouw € 18.000 per jaar. Voor WAAS in het stadhuis is inmiddels financiële dekking gevonden, voor het Stadskantoor nog niet.

12.06 Information Security Management System (ISMS) en e-Learning
Informatiebeveiliging en privacybescherming vereisen een structurele aanpak. Beleid en regelgeving leiden tot een veelheid van gegevens rond processen, incidenten, audits, rapportages en maatregelen. Een Information Security Management System (ISMS) is nodig om in control te komen en te blijven. De kosten voor een ISMS bedragen éénmalig € 16.400 en jaarlijks 27.400. Daarnaast is het van groot belang dat medewerkers weten wat privacy en informatiebeveiliging betekent en hoe ze in de praktijk moeten handelen. Een effectieve manier om alle medewerkers te bereiken is de inzet van een online cursus (e-learning, ook als zodanig door het College uitgesproken in het kader van de reactie op het Rekenkameronderzoek). De jaarlijkse licentiekosten hiervoor bedragen € 17.000.

12.08 Vrijval overhead niet-activeerbare projecten
Door gewijzigde wet- en regelgeving over de verslaglegging van overheadkosten was het afgelopen jaar in de kaderbrief 2019 noodzakelijk een tegenvaller in te boeken. Dit betrof een bedrag van € 375.000 in 2019, oplopend tot een bedrag van structureel € 1.500.000 vanaf 2022. Vanaf 2020 hebben wij de systematiek voor verslaglegging van de overhead geoptimaliseerd waardoor deze tegenvaller komt te vervallen.

12.09 Bijdrage Servicepunt71
De bijdrage voor Servicepunt71 laat de komende jaren een gematigde groei zien doordat wij extra diensten afnemen. In totaal gaat het voor Leiden om een verhoging van de bijdrage van € 289.000 in 2020 tot € 328.000 in 2023. De hogere bijdrage is voor een groot deel ontstaan door groei in het gebruik van ICT middelen en het opnemen van een post voor het opvangen meerwerk inkoop. Daarnaast door hogere accountantskosten.

12.10 Krediet restauratie Raadzaal
In de Tweede Bestuursrapportage van 2017 is voor de restauratie van de Raadzaal een krediet toegekend van € 780.000. Begin 2019 is na een eerste inhoudelijk onderzoek een raming voor de restauratie afgegeven welke dit toegekende krediet overstijgt. In de Eerste Bestuursrapportage van 2019 wordt een verhoging van het krediet voorgesteld van € 620.000. Deze ophoging bestaat uit de volgende mutaties:

1. Meerkosten bouwkundige werkzaamheden Raadzaal € 705.000;
2. Minderkosten audiovisuele middelen (AV) Raadzaal - € 250.000;
3. Meerkosten voor verlichting en bekabeling Raadzaal € 165.000.

Tevens wijzigt de afschrijvingstermijn van de kredieten op basis van de verwachte levensduur van de uitgevoerde werkzaamheden. Deze gewijzigde afschrijvingstermijn is meegenomen in de berekening van de extra kapitaallasten als gevolg van de extra aan te vragen krediet van € 620.000 (per saldo € 6.063 hogere kapitaallasten, opgebouwd uit € 33.563 meerkosten raadzaal minus € 27.500 voor AV-middelen).

In het krediet voor de restauratie van de raadzaal was in 2017 voor de AV-middelen een bedrag van € 250.000 opgenomen. Er is een apart bedrag opgenomen voor de AV-middelen Stadskantoor en stadhuis (uit te voeren door Servicepunt71). Daartoe moet het krediet raadzaal worden verlaagd en wordt de kapitaallast van € 27.500 ingezet als dekking voor de jaarlijkse bijdrage aan Servicepunt71.

Op de huidige geluidsinstallatie zit na afschrijving in 2020 nog een resterende boekwaarde van € 88.712. Deze boekwaarde zal moeten worden afgewaardeerd op het moment dat het buiten gebruik is gesteld. Het afboeken van deze boekwaarde is als nadeel opgenomen. Vanaf 2021 is de kapitaallast € 22.843 lager en zal worden ingezet ter dekking van dit nadeel. Per saldo resteert er dan een nadeel op de kapitaallasten van € 10.720 (€ 33.563 minus € 22.843)

12.11 Audiovisuele middelen Stadskantoor en Stadhuis
Leiden gaat werken volgens het principe van Het Leidse Werken. Het Leidse werken heeft een aantal uitgangspunten waaronder papierloos en digitaal werken en beter samenwerken. Deze uitgangspunten worden gefaciliteerd in de nieuwe werkomgevingen, in het Stadskantoor (eind 2019) en het verbouwde stadhuis (in 2021). De AV-middelen die hiervoor noodzakelijk zijn, zijn nog niet eerder geraamd. Er zijn geen vervangingsbudgetten beschikbaar omdat deze middelen nog nauwelijks in de gebouwen aanwezig zijn. De AV-middelen worden op ons verzoek aangeschaft en beheerd door het Servicepunt71 en bij ons in rekening gebracht.
Voor beide gebouwen is een programma van eisen opgesteld. Er zijn AV-middelen nodig in de werk- en vergaderruimtes om het Leidse werken te faciliteren, om de klantgeleiding bij het ontmoetingsplein goed te laten verlopen en om de vergadercyclus van de raad te ondersteunen. Team Handhaving en het KCC hebben ook behoefte aan specifieke AV-middelen voor hun primaire proces.
Overigens: op het programma zijn de nodige besparingsopties doorgevoerd. Zo worden de kleinere vergaderzalen niet van schermen voorzien en geen schermen geplaatst in de pantry's.
De benodigde AV- en ICT-middelen voor de Raadzaal nemen we hierbij mee. Voor een deel worden deze kosten gedekt door verlaging van krediet voor de Raadzaal met € 250.000. De vrijvallende kapitaallasten dienen ter dekking van de hogere bijdrage.

12.12 Hogere bijdrage BSGR
De deelnemersbijdrage aan de BSGR stijgt vanaf 2020 met € 185.000. De stijging is het gevolg van indexering van de prijzen (circa € 50.000) en een wijziging in de verdeelsystematiek. Overigens is er verder ook nog sprake van een budgettair neutrale wijziging: de invorderingsbijdrage ( € 92.602) werd voorheen verrekend met de bijdrage aan de BSGR. Met ingang van 2019 wordt deze bijdrage apart verrekend.

Bijsturing, dekking uit reserve

12.13 Versneld uitleveren mobiele devices (surface pro's)
In de reserve informatisering was voor 4 jaar een vrijval vanuit de reserve geraamd voor de proef met tablets. Doordat vanaf 2019 de tablets uitgerold worden en gedekt zijn vanuit het vervangingsbudget ICT binnen Servicepunt71 is deze onttrekking vanaf 2020 niet meer nodig. Echter voor het uitleveren en ondersteunen van honderden devices voor het Stadskantoor is extra capaciteit nodig. Ingeschat wordt dat deze kosten circa € 200.000 bedragen. Voorgesteld wordt deze kosten te dekken uit de reserve informatisering.