Ga naar boven

Financiële ontwikkelingen

NR

Soort

Onderwerp

L/B

I/S

PFH

2018

2019

2020

2021

12.01

Nieuw Beleid

Versterken Regionale I-Samenwerking (VRIS)

L

S

Marleen Damen

233

220

220

220

12.02

Mee/Tegenvaller

Verhogen bijdrage aan Servicepunt71

L

S

Marleen Damen

78

78

78

78

12.03

Budgettair neutraal

Vervanging applicatie Basisregistraties Adressen en Gebouwen

L

S

Marleen Damen

0

0

0

0

12.04

Budgettair neutraal

Vervanging Topdesk en Planon

L

S

Marleen Damen

0

0

0

0

12.05

Budgettair neutraal

Vervanging Zaaksysteem

L

S

Marleen Damen

0

0

0

0

12.06

Mee/Tegenvaller

Opschoning papieren archief

L

I

Marleen Damen

275

365

290

0

S

Marleen Damen

0

0

10

10

12.07

Mee/Tegenvaller

Extra formatie team Kwaliteit voor implementatie wetgeving in systemen, opgave applicatierationalisatie, digitalisering werkplek en digitaal vergaderen

L

I

Marleen Damen

383

0

0

0

Inzet reserves

Extra formatie team Kwaliteit voor implementatie wetgeving in systemen, opgave applicatierationalisatie, digitalisering werkplek en digitaal vergaderen

B

I

Marleen Damen

-383

0

0

0

Totaal

586

663

598

308

12.02 Ontwikkeling informatiebeveiliging
Bij het raadvoorstel waarin de begroting van Servicepunt71 voor 2018 ter zienswijze werd voorgelegd, is voorgesteld de structurele bijdrage voor Leiden in de autonome ontwikkeling op het gebied van Informatiebeveiliging vanaf 2017 en de incidentele bijdrage aan het Interventieplan ICT te betrekken bij de 1e Berap 2017 en de Kaderbrief 2018. De jaarschijf 2017 voor Informatiebeveiliging en de jaarschijf 2018 voor het Interventieplan ICT kunnen gedekt worden uit de bedrijfsvoeringreserve concern. De structurele kosten voor Informatiebeveiliging vanaf 2018 worden conform de aankondiging in het raadsvoorstel bij deze kaderbrief ter afweging aangeboden.

12.03 Vervanging applicatie Basisregistraties Adressen en Gebouwen (budgettair neutraal)
Er zijn een aantal redenen om de huidige BAG-applicatie te vervangen. Het beschikbaar te stellen krediet bedraagt € 110.000 en de jaarlijkse kapitaallasten € 23.000 (afschrijving in 5 jaar). In verband met de regionale wens voor applicatie-rationalisatie (zie programma VRIS) is het noodzakelijk om de Leidse BAG-applicatie te vervangen door een regionale applicatie. Hiermee worden de technische en functionele mogelijkheden tot regionale samenwerking verbeterd en kunnen op functioneel beheer voordelen worden behaald. Voordelen liggen vooral in het minder 'packagen' van applicaties (van 8 naar 2 installaties). In de jaarrekening 2016 is het vorige krediet BAG grotendeels vrijgevallen. Het gevraagde krediet is het Leidse aandeel van de kosten (aanschaf licenties en kosten voor de conversie van de data). Dit betreft een vervangingsinvestering.

12.04 Vervanging Topdesk en Planon (budgettair neutraal)
De contracten van de huidige Topdesk-applicatie en Planon-applicatie zijn verlopen (meer dan 15 jaar oud). Om te voldoen aan de rechtmatigheidsvereisten dient de gemeente een nieuwe aanbesteding te volgen. Vanuit de sterke wens tot regionale applicatie-rationalisatie willen de gemeente Leiden en het Servicepunt71 gelijktijdig onderzoeken of de functionaliteiten van deze twee applicaties niet in één nieuwe applicatie kunnen worden ondergebracht. Het betreft hier alleen het Leidse aandeel van het krediet van € 250.000 waarvan de jaarlijkse kapitaallasten € 52.500 bedragen (afschrijving in 5 jaar). Door de toenemende professionalisering van het functioneel beheer is er ook steeds meer ondersteuning noodzakelijk via een regionale applicatie, waar IT-wijzigingen in opgenomen kunnen worden (is vereist vanuit informatiebeveiliging). De kosten zullen worden doorbelast aan de gebruikers.

12.05 Vervanging zaaksysteem (budgettair neutraal)
Het huidige zaaksysteem is na vijf jaar volledig geïmplementeerd. Het contract is afgelopen en een nieuwe aanbesteding, waarvoor een krediet van € 1 miljoen beschikbaar wordt gesteld met jaarlijkse kapitaallasten van € 210.000 (afschrijving in 5 jaar) waarvan de dekking wordt meegenomen bij de ontwikkeling van de kapitaallasten, ligt nu voor om te voldoen aan de rechtmatigheidsvereisten. I.v.m. de regionale wens voor applicatie-rationalisatie (zie programma VRIS) is het noodzakelijk om het Leidse zaaksysteem te vervangen door een regionale applicatie. Hiermee worden de technische en functionele mogelijkheden tot regionale samenwerking verbeterd en kunnen op functioneel beheer voordelen worden behaald. Voordelen liggen vooral in het minder 'packagen' van applicaties (van 8 naar 2 installaties). Het gevraagde krediet is het Leidse aandeel van de kosten (aanschaf licenties, kosten voor de conversie van de data en de begeleidingskosten van de gemeentebrede implementatie en inrichting.

12.06 Opschoning papieren archief (meevaller/tegenvaller)
Het past bij de huidige en toekomstige ontwikkelingen om te gaan voor zo min mogelijk papier in de organisatie. Vanwege de deplorabele staat van de huidige archiefruimten, is dit niet alleen een wens maar een noodzaak. In 2015 zijn extra middelen beschikbaar gesteld om het papieren archief te bewerken, selecteren en vernietigen. Gedurende de bewerking van dit deel is de volle omvang van het archief en de benodigde maatregelen om het op orde te krijgen duidelijk geworden. Dit is omvangrijker dan oorspronkelijk gedacht. Er zijn daarom extra middelen nodig om de volledige achterstand in de bewerking van het archief op te pakken. Daarmee wordt ook voorgesorteerd op de toekomstige nieuwe huisvesting, waarin het uitgangspunt is dat de archiefruimte volledig aan de eisen voldoet maar vooral ook zo klein mogelijk is.

12.07 Extra formatie team Kwaliteit
Het team Kwaliteit van de Concernstaf wordt geconfronteerd met aanzienlijkeopgaven voor implementatie van wet- en regelgeving in ICT-systemen, de applicatierationalisatie-opgave, de digitalisering van de werkplek en het mogelijk maken van digitaal vergaderen.